Служебная записка или заявка на канцелярию. Как составить

Канцелярские товары сегодня необходимы для поддержания каждого офиса. Даже в самых небольших фирмах наличие канцелярских товаров неизбежно. Без них работа будет просто не возможна. Как правило в компаниях есть ответственное лицо за канцелярские товары, которое производит заказ товаров по потребности сотрудников. Заявку могут составлять ежемесячно или по возникновению необходимости. На законодательном уровне самой формы заявки не существует, каждая компания составляет ее самостоятельно.

Для начала определим, что относится к канцелярским товарам: ручки, карандаши, бумага, ластики, дыроколы, степлеры, папки и т.д. Кстати в России действует классификатор по видам экономической деятельности ОКПД 2, в котором отдельные позиции разных канцтоваров содержатся в разных разделах.

Существует несколько видов заявок на канцелярские товары: внутренние и внешние.

В случае размещения заказа у поставщика, заполняется внешняя заявка. Такие заявки обычно заполняются по определенной форме, которая указана в договоре с поставщиком.

Внутренние заявки, как правило подаются на выдачу или закупку канцелярских товаров. В случае, если необходимых товаров нет на складе компании, сотрудник в праве написать служебную записку на покупку нужной канцелярии.

Если у компании нет образца своей внутренней заявки, ее всегда можно скачать из интернета и переделать под свой вид.

Как же правильно составить заявку на закупку канцелярских товаров?

Служебная записка или заявка на закупку канцелярии не должна быть задокументирована официально, поэтому ее можно составить в свободной форме. Обязательно что должно присутствовать в заявке приведем ниже:

- По правилам составления документов в правом верхнем углу нужно указать ФИО и должность лица, кому адресуется служебка или заявка.

- Укажите свои данные, ФИО и должность от кого составлена заявка.

- Заявка должна содержать название документа.

- Обязательно укажите цель заявки, например: «прошу согласовать закупку гелиевых ручек в количестве 2шт., 1 упаковку бумаги А4» и т.д.

- Укажите дату составления документа и внутренний регистрационный номер.

- Дата и подпись с расшифровкой.

Перечень необходимых канцелярских товаров можно внести списком в служебную записку или сделать дополнительный лист в виде приложения с таблицей, кому как удобней.

Т.к. нет четкого закона о форме заполнения заявки на канцелярию, ее можно согласовать со своим руководством.